浙江省档案保护技术委员会于2011年5月建立,五年来在省档案学会的领导下,以邓小平理论、三个代表重要思想、科学发展观和习总书记的系列讲话为指导,全面贯彻党的十八大、十八届三中、四中、五中全会精神,在大力推进档案文化建设大背景下,把“档案安全”体系建设放在首位,实施“以人为本、服务为先、安全第一”的战略目标,努力加强档案保护工作自身建设,在保障档案实体安全、服务档案文化建设,服务数字化档案馆建设,推动档案事业发展发挥一定作用。
一、加强保护技术委员会自身建设,提高服务能力。
省档案保护技术委员会建立以来,分别在2012年3月和2013年6月先后召开了二次工作研讨会,浙江省档案局副局长、浙江省档案学会理事长韩李敏同志、浙江省档案学会副理事长兼秘书长吴玲同志分别到会并作重要讲话。参加研讨会的有来自杭州、宁波、温州、湖州、嘉兴等市县档案局的领导和从事档案保护工作的同志;也有来自专业档案馆的领导及同行。二次会议围绕档案中心工作就如何做好档案保护抢救工作,服务档案文化建设等方面,展开讨论。桐乡市档案局、温岭市档案局以及杭州市房产档案馆分别介绍了各自开展档案保护及抢救的工作经验,还实地参观了桐乡市档案局名人档案保护情况。同时,也提出了要加强对档案保护技术的研究,加强对档案保护技术人员的培训及知识更新,进一步完善档案保护技术,不断拓展档案保护领域,推动档案保护工作适应新时期需要的建议。
二、十二五期间档案保护与抢救工作回顾
十二五期间,全省档案保护与抢救工作受到各级领导的高度重视、特别是2010年国家档案局提出了建立档案安全体系,把档案保护纳入安全体系建设范筹,与档案资源体系和利用体系一并作为三项体系建设来抓,极大地提高档案保护工作的重视程度。十一五期间,国家财政部和国家档案局联合发文,出台的《国家重点档案抢救和保护补助费管理办法》,又对重点档案的抢救和保护从政策法规到资金支持方面,都给予了强有力的保障。各级档案馆集中财力、人力、物力,档案的保护与抢救工作取得了突破性进展,在国家实施项目带动战略推动下,各级档案馆结合了新馆建设和数字档案馆建设开展档案保护与抢救工作:
(一)贯彻“以防为主,防治结合”的指导思想。
首先抓预防,十二五期间全省各市县档案馆设计建设的新馆,均按照2010年颁发的《档案馆建筑设计规范》要求,从馆库选址、建筑构造上进行精心选择,选择地势高、空气流通好、环境安静,远离厂矿及危险品、污染源的地方。采用的建筑构造具有防火、防盗、防光、防虫等档案库房要求,同时配备一些恒温恒湿系统,使库房内温湿度控制在标准范围,库房的档案保管条件得到极大改善。在新馆搬迁之前,做好档案的整体消毒和平常接收档案的全面消毒,对馆藏档案有可能存在的虫霉等有害生物病况进行地毯式的全面整治,确保档案以良好状况入库。如义乌市档案局馆在在新馆搬迁之前向财政申请专项经费19万元,对馆藏近19万卷(册)档案资料进行了整体绝氧消毒处理。
(二)档案保护与抢救工作有序、有力、有效开展。
一是做好病档检查、登记,摸清家底,核实馆藏重点档案的基本情况及现状,了解需要进行抢救的国家重点档案的全宗数量、案卷数量和案卷受损(破损、霉变、老化)的程度等,确保实体档案抢救有序开展。
二是实体档案抢救工作机制创新,为了有力有效实施重点档案抢救,将重点档案抢救列入年度工作计划和政府采购计划,通过竞争性谈判招标方式确定中标单位,实施转型升级规模化修裱。如省馆档案修复工作2014、2015年通过招投标的方式,与中标单位签订馆藏破损档案修复抢救合同。两年来共修复了近20万页民国破损档案,创历史新高。
三是全省数字档案馆建设全面开展,截至2014年底,全省各级国家综合档案馆已建数字档案馆85家,嘉兴市等12个市县区档案馆数字化完成率已达100%。义乌档案馆对民国重点档案,劳动人事、婚姻、土地房产等民生档案的数字化率已达100%。档案进行数字化在便捷利用的同时,也是对档案的一种保护与抢救手段,尤其是濒危档案。是实现全面有效地抢救保护档案的方式。
四是智能管理化,档案安全得到保障。义乌市档案馆实施RFID电子标签管理项目,运用先进的物联网技术,实现库房档案快捷准确盘点、定位编目、调档、查阅、归档,档案进出库房的实时监控。全方位智能化管理,提高档案管理工作效率,确保档案安全,服务智慧城市建设。本项目荣获省档案局2015年优秀科技成果三等奖。
五是档案保护工作从传统的纯纸质档案保护向多类型档案载体保护的拓展有了初步的尝试,如桐乡市档案馆利用数字化处理方式,完成馆藏所有的录音、录像等磁性载体档案的抢救,以防止信号继续衰减而导致信息的丢失。
(三)开展保护技术人员的技能培训。
十二五期间,借助省档案干部教育培训中心平台,面向全省举办了两期档案抢救和保护暨档案修裱技术培训班,学员有来自省内、外档案工作者,也有图书馆、博物馆、纪念馆等兄弟单位同行以及民间收藏爱好者,取得满意的效果。
三、十三五工作思路
一是进一步拓展档案保护工作内容和范围,从传统的纯纸质档案保护向新型的、多类型的档案载体保护拓展,加强对电子档案的保护研究。纸质档案的抢救不能仅仅停留在修裱这样单一方式上,还要扩大到对字迹材料褪变的抢救,扩大到酸化档案的抢救。据摸底了解一些建国初期至五十年代末,圆珠笔、复写纸和纯蓝墨水字迹材料,大都发生了油渗,扩散、褪变等现象,严重的字迹已难以辨认;五十年代末至六十年代初期形成的档案纸张较多地出现发黄变脆酸化现象,严重的一触即碎。加强对档案纸张酸化的研究,有效阻止或延缓档案的老化。
二是大力引进与培养档案保护技术人才,加强对现有保护技术人员的技能培训力度。保护档案人才是关键,由于历史的原因,各级档案馆普遍存在保护专业人才奇缺,从事保护抢救工作的技术人员严重不足的现状,而全省亟待保护抢救的档案数量与现有的保护技术人员数量之比,严重失衡。要使档案保护工作可持续良性发展,迫切需要培养一支既熟悉档案知识又懂保护技术的高层次人才和专业人才平衡发展的队伍。
三是尝试设立“区域性档案修裱中心”。由地市级档案局根据国家重点档案抢救工作的需要,配备相应的人员、场地及相关设备;省档案局给予一定的经费扶持和技术指导,并对国家重点档案抢救修复情况进行监督和检查,这样一种合作模式,开展国家重点档案抢救。十二五期间,档案修裱抢救各馆普遍做法是外包或协议聘请中介公司集中修复,这种集中式的抢救工作有利也有弊。毕竟档案保护和修复是一项十分重要的也是专业技术性很强工作,抢救修复档案质量的优劣很大程度取决于修复人员的责任心和技术水平。建议有条件的综合档案馆至少配备一名专业档案保护与修复技术人员。以满足档案保护日常工作的需要。