目前办公自动化软件（OA）在与档案管理软件之间的转换应用,因其办公自动化软件（OA）采用非结构化传统文档处理系统,虽然具有归档和档案管理功能，但由于大多是非档案软件专业人员设计，从而在实际的使用、操作过程中，往往达不到使用者的要求，也不符合档案管理的规定，专业档案系统又始终难与OA紧密结合。通过对办公自动化(OA)系统文件流程的分析,针对同一份文件OA与档案系统分属两个系统管理的现象,我们设计了“OA-档案数据交互系统”。

该系统依托Notes及世纪科怡档案管理系统，通过网络传输，进行文件和档案的交互管理，对办公自动化形成的收文、发文数据进行转换，使得OA数据顺利进入档案管理系统，实现了档案信息资源与办公信息资源的无缝连接。从而大大的提高了OA系统和档案管理系统的利用效率，极大的减少了专职和兼职档案管理员平时对文件收集工作量。基本无需手工录入，专职和兼职档案管理员只要集中某个时间段对转换好的文件进行自动组卷形成当年的文书、业务等档案，并按需求进行档案报表的输出。

一、系统特点

1) 系统采用VC++ 6平台开发，应用了 Notes 5.0.12 C++ Api及微软XML6.0 技术，功能强大，维护方便。

2) 灵活定制OA和档案系统之间的数据映射，采用了（文件分类、字段）点对点连接，充分保证数据流向的正确性。

3) 稳定性好、可靠性强，本系统可安装在本单位的任何电脑（局域、广域），占用资源少，独立运行，不影响其他系统的运行。

4) 节省系统资源，可以自由设置定时启动该程序，自动流转待归档文件， 同时支持手工启动流转过程。定时功能灵活，可以设定一周内任何时间执行自动流转处理，并可以设定一次流转最长执行时间，有利于合理安排系统资源。

5) 具有详细的日志功能，用户可查看到每天已流转的文件及可疑的未能流转的文件，以便于手工辅助流转。

6) 具有强大的复位功能，可以实施重做文件流转过程，极大提高了软件的可用性并减少了人工处理的必要。

7) 支持notes的文档数据库也支持关系型数据库（SQL Server、Oracle、ACCESS）、支持各种格式的电子文件的接收。

二、成功案例

该系统已在浙江出入境检验检疫局投入正常使用，目前运行情况及用户反映都非常好，该系统运用Notes 5.0版办公自动化系统及SQL Server版世纪科怡档案系统、独立服务器（OA服务器及档案服务器），本月已成功流转了近5000个条目及原文。目前各处（室）兼职档案人员已基本不需重复手工录入，且实现了在档案系统中进行数据及原文的查询与管理。

三、产品说明

    根据客户需要可以选择OA-档案数据交互系统网络版和单机版。